Le TMS (Transport Management System) de DDS Logistics est actuellement utilisé par quatre filiales de la Branche EP (Exploration Production) du groupe Total. L’objectif à moyen terme est de le déployer dans l’ensemble des autres filiales, principalement en Afrique, Moyen-Orient et Asie du Sud Est.

Entre DDS Logistics et Total, le partenariat commencé en 2004 se poursuit… et se renforce.
Le groupe pétrolier prévoit de déployer d’ici fin 2010 la solution TMS de l’éditeur –baptisée en interne « e-Transit »– dans les principales filiales de la Branche Exploration Production.

Objectifs : Tracer les transports mondiaux import/export de façon à les optimiser. « Les retards dans la livraison de marchandises peuvent avoir des répercussions financières très lourdes, par exemple lorsqu’il s’agit d’équipements pouvant entraîner l’immobilisation d’appareils de forage ou de plateformes de production, rappelle Dominique Rondeau, Responsable Méthodes Achats/ Contrats et Relations avec les filiales de Total EP. Suivre les différentes étapes du transport (de l’enlèvement du colis chez le fournisseur au déchargement à l’arrivée, en passant par le dédouanement), et ainsi mieux les maîtriser nous permet de réduire sensiblement les surcoûts de production dus à des retards de livraison non anticipés. »
Déployée en collaboration avec Alti Consulting, société de conseil et d’ingénierie en systèmes d’information, la solution s’appuie sur les modules de gestion de commandes, transport et tracking de DDS Shipper et est accessible via une plate-forme Internet (mode Saas). Elle a été développée autour de trois axes :

• L’Organisation :

La solution aide à planifier, organiser et réaliser au quotidien les opérations sur toute la chaîne de transport. Elle permet de mieux sélectionner les modes de transport selon les zones géographiques, de mieux grouper les marchandises…

• La Collaboration :

Pensée comme une plate-forme collaborative, la solution établit une synergie entre les intervenants externes (transitaires, sociétés d’inspection) et internes. Elle définit les missions et responsabilités de chaque acteur et le temps estimé nécessaire à la réalisation des opérations.

• La Traçabilité :

La fonction track & trace permet de localiser avec fiabilité la marchandise commandée. L’émission d’alertes et la gestion des écarts et exceptions accroissent la réactivité en cas d’aléas.

Un fonctionnement simple
Les commandes passées dans SAP sont automatiquement transférées dans « e-Transit » et ainsi, mises à la disposition des acteurs concernés (fournisseurs, transitaires, sociétés d’inspection…).
A chaque étape du transport, les transitaires entrent dans « e-Transit », en temps réel, les informations relatives à l’état des commandes. « e-Transit fonctionne comme un portail collaboratif entre chargeurs et prestataires. Il permet non seulement de renseigner les commandes mais aussi de simplifier et d’accélérer les processus entre les différents intervenants », souligne Dominique Rondeau.

Le déploiement de « l’e-Transit » offre d’autres avantages :

• Financier : l’optimisation du transport et le groupage des commandes permettent un gain de temps et donc une réduction des coûts de fret à l’import.
• Opérationnel : les opérationnels peuvent mieux programmer leurs interventions grâce au suivi en temps réel des opérations d’acheminement des matériels.
• Qualité : les contrôles qualité chez les fournisseurs sont mieux coordonnés et donc plus efficaces. Également, le suivi des prestations des transitaires étant mieux effectué, les contrats, et ainsi les prestations rendues, peuvent être mieux optimisés.

Témoignage d’un Responsable Transit Total à Abu Dhabi où la solution est utilisée depuis 2006.

« Avec l’e-transit, j’informe et je rassure les clients internes en suivant leurs commandes et en leur adressant des rapports hebdomadaires. »

« Cet outil permet de gérer plusieurs commandes à la fois. Il incite les transitaires à grouper leurs envois, et aide à la sélection du mode de transport en fonction de la priorité de la commande. »

« Cet outil a amélioré les relations et la communication avec les transitaires étrangers en Asie, aux États-Unis et en Europe. Aujourd’hui, notre transitaire européen fait partie intégrante de notre équipe et il est ainsi très proactif. »