Passer au crible sa chaîne de transport : cas d’application chez GEFCO.

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Réduire les coûts, maîtriser ses marges, conserver des capacités d’investissements… sont des objectifs importants, surtout dans la conjoncture économique actuelle. Parent pauvre des organisations, le transport reste un domaine où l’on peut encore réaliser des économies et gagner en productivité. Grâce à sa capacité à créer, partager et croiser des statistiques sur toute la chaîne de transport, le module de business intelligence « Transport Analytics » de DDS Logistics, n°1 français du TMS*, aide à détecter les gains potentiels.

Module « Transport Analytics » de DDS Logistics

Des statistiques pour passer au crible sa chaîne de transport

Cas d’application chez GEFCO.

« Transport Analytics » est un module complémentaire aux suites progicielles DDS Shipper et DDS Freight, dédiées à l’optimisation de la fonction transport des chargeurs et des commissionnaires de transport. Développé sous la technologie « dot.net » de Microsoft, il permet de créer facilement et de diffuser des analyses statistiques via un portail Web ou intranet.
« C’est un véritable outil d’aide à la décision pour les managers, souligne Jérôme Bour, Président de DDS Logistics. Sur simple requête, l’utilisateur édite des rapports de statistiques opérationnelles et peut suivre l’activité sur le plan qualitatif, quantitatif, mais aussi par client, par prestataire ou flux de transport. »

Transport Analytics permet aussi de travailler sur l’univers financier de l’entreprise : « A partir des statistiques obtenues sur les ventes et les achats, le module permet d’analyser finement les marges sur les opérations. »

Facilement paramétrable et personnalisable, la solution met à disposition de tous une même base d’informations à partager et analyser. Les rapports sont consultables à l’écran et peuvent être importés sous Excel ou Mappoint pour une vision cartographique.

Le module offre aussi la possibilité de « zoomer » sur une dimension d’analyse ; par exemple si un surcoût est détecté sur un pays, le module permet de descendre, en interactif, à une vision par région puis par site.
L’utilisateur est ainsi capable de déterminer là où sont les potentiels de gains sur sa chaîne de transport. Les résultats des analyses peuvent aussi inciter l’entreprise à réorganiser ses flux logistiques, à l’image du groupe GEFCO, qui déploie le module sous le nom d’Isystat.

Cas d’application GEFCO

Gefco utilise l’application DDS Freight depuis 2005 sous le nom d’ISYGO (Information System Gefco Overseas). La solution lui permet de gérer les activités transport de sa division Overseas chargée des expéditions par voies maritimes et aériennes. Elle lui a permis d’optimiser sensiblement sa productivité et la qualité du service. Pour continuer sur cette lancée, GEFCO a adopté le module « Transport Analytics ». Le module a été personnalisé et rebaptisé « Isystat ». Chargés de sa mise en place, Philippe Maupin, Responsable Qualité et MOA Stratégique des systèmes d’information, et Laurent Trémois, Contrôleur de Gestion TLI de GEFCO, parlent de leur collaboration avec DDS Logistics.

Pourriez-vous nous retracer l’historique de votre collaboration avec DDS Logistics ?

Philippe Maupin : Notre première prise de contact avec DDS Logistics remonte à mi-2003. Nous souhaitions remettre à plat un projet de système d’information concernant le périmètre Overseas. Après appel d’offres, le progiciel de DDS Logistics a été choisi. Plusieurs raisons à cela : l’outil correspondait à 80% en standard à nos besoins métiers ; il avait la capacité d’accompagner nos demandes. Nous avons commencé sa mise en place fin 2005. Aujourd’hui, la solution est déployée dans 20 filiales traitant des opérations Overseas, et compte 600 utilisateurs ! Nos agences d’Europe de l’Ouest, des pays de l’Est (Roumanie, Hongrie, Pologne, Slovaquie et République Tchèque), de Tunisie, Maroc, Argentine, Brésil, et Chine… toutes travaillent maintenant sur un même outil, partagent les informations, et mettent en commun les données opérationnelles. Lorsqu’un dossier est créé par l’agence exportatrice, il est immédiatement lisible par l’agence importatrice. On évite un travail énorme de ressaisie. Nous avons pu gagner en productivité. Le traitement des opérations et l’efficacité de nos centres de groupage ont été optimisés. L’effet réseau est déterminant. L’agence, répertoriée comme hub, est alimentée « informatiquement », puis physiquement par les autres agences pour l’ensemble des dossiers qui les concernent.

Et Isystat ?

Philippe Maupin : Certaines fonctionnalités de DDS Freight permettent d’obtenir des statistiques. Nous avons souhaité pousser la démarche plus loin. Pour nous différencier de nos concurrents et améliorer encore notre qualité de service. On s’est intéressé à Transport Analytics au printemps 2007. En juin, nous faisions les premiers tests pour nous assurer de la pertinence des requêtes, des champs que nous avions définis. Il fallait s’assurer que les chiffres que nous allions obtenir correspondaient bien à une réalité.

Quelles étaient vos attentes par rapport à Isystat ?

Philippe Maupin : Concrètement, nous souhaitions avoir un outil d’aide à la décision qui nous permette de traiter des données opérationnelles, commerciales et financières.

Vous auriez quelques exemples ?

Laurent Trémois : On a construit sous Isystat le « Tableau de bord du manager ». Il s’agit d’une requête qui permet au manager d’obtenir de façon hebdomadaire, en quelques clics, des données financières (le chiffre d’affaires, la marge réalisée sur des dossiers traités dans la semaine ou avant…), des informations « administratives » (l’état des facturations, des commandes…) et aussi des données commerciales (sur le travail des commerciaux, des quantités, poids, volumes…).
Le principal avantage, c’est que l’on peut mettre en regard, croiser des données parfois analysées séparément et les importer sur un même fichier Excel.

Quel type de manager est concerné ?

Laurent Trémois : A la fois les managers centraux et les managers locaux, c’est-à-dire les chefs d’agence. 120 utilisateurs sont référencés aujourd’hui. Une cinquantaine d’agences l’utilisent. Chez GEFCO, le chef d’agence est le responsable d’une « mini entreprise ». Il a des besoins de reporting fort, à la fois quantitativement, qualitativement et économiquement.
Le manager a à sa disposition un tableau de bord général. Il peut analyser les chiffres, aller dans le détail, consulter des données sur une opération archivée. Chaque manager a un tableau de bord adapté à son périmètre.

Philippe Maupin : L’agence et le central ont des besoins différents. L’agence doit savoir ce qu’elle fait à l’import et à l’export parce qu’elle traite les deux types de flux. Le central va lui s’intéresser par exemple aux échanges entre deux continents. Avec Isystat, croiser ces différents niveaux d’informations se fait de façon simple.

Quels sont les avantages d’Isystat ?
Philippe Maupin : Isystat possède une grande souplesse de paramétrage et est très simple d’utilisation. On peut l’utiliser et se l’approprier même avec une formation très légère. Il a favorisé notre productivité. Il nous a permis de formaliser et d’unifier nos critères d’analyse : on a défini ce que l’on voulait analyser, comment on voulait l’analyser avec des données identiques pour tous. C’est un grand bénéfice. Hier, on comparait des données qui n’étaient pas toujours parfaitement identiques. Isystat nous donne aujourd’hui les moyens de voir des éléments que l’on ne savait pas voir avant. Cela nous a permis de corriger des dysfonctionnements, de déterminer quelles agences devaient faire des efforts, sur quels critères, et ainsi améliorer leurs performances et la qualité apportée à nos clients.

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